Es un elemento crucial para la gestión y control de las empresas. No solo son esenciales para el cumplimiento de la normativa legal, sino que también juega un papel fundamental para la transparencia, confianza y eficiencia operativa de cualquier negocio. En este artículo, exploraremos qué son los libros societarios, por qué son importantes y cómo mantenerlos correctamente.
¿Qué son los Libros Societarios?
Son registros que llevan las decisiones de compañías que a lo largo del tiempo toman en Juntas; así como de las transferencias de acciones o participaciones, son fundamentales para la correcta administración y operación ya que:
- Facilitan el seguimiento de los asuntos discutidos en reuniones pasadas.
- Ayudan a mantener la cuenta de los acuerdos adoptados por la sociedad.
- Documentan los resultados de las votaciones realizadas.
- Ayudan a las compañías a cumplir con los estándares legales
- Permiten conocer quienes son accionistas o socios actuales, quienes lo fueron en el pasado, y el historial de transferencias o aumentos de capital.
Según la Ley de Compañías, los administradores son quienes tienen la obligación de llevar los libros sociales, siendo solidariamente responsables por su existencia y exactitud.
La Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros tiene la potestad de controlar la correcta gestión de los libros sociales y por lo tanto emitir observaciones, recomendaciones y sanciones en caso de encontrar fallas en su manejo.
En Ecuador, los libros societarios más comunes incluyen:
- Libro de Actas: Registra las reuniones de la junta general de accionistas y del directorio, incluyendo las decisiones tomadas y las votaciones realizadas.
- Libro Diario: Contiene el registro cronológico de todas las operaciones financieras de la empresa.
- Libro Mayor: Agrupa y clasifica las cuentas financieras registradas en el Libro Diario.
- Libro de Inventarios y Balances: Detalla los inventarios y presenta los estados financieros de la empresa.
- Libro de Accionistas o Socios: Mantiene información sobre los accionistas o socios y sus participaciones en la empresa.
Tipos de Libros Societarios:
Libro de actas de juntas generales y directorios: Deben constar en orden cronológico, sin dejar espacios en blanco y rubricadas por el secretario de la Junta, aquí serán consignadas las decisiones y acuerdos tomados por los órganos sociales, tales como aumentos o disminuciones de capital, nombramientos o ceses de administradores, aprobación de estados financieros, entre otras.
Libro de expedientes: Se registran y guardan copias de los documentos relacionados con las juntas generales de socios o accionistas, tales como
- Convocatorias
- Listas de asistencia
- Votaciones
- Estados financieros
- Nombramientos y poderes de representación,
- Grabación en audio y video de la Junta Cualquier otro anexo que haya sido conocido en la Junta, además del acta correspondiente debidamente certificada por el Secretario.
Libro de acciones y accionistas o participaciones y socios:
- Sociedades Anónimas y a las Sociedades por Acciones Simplificadas: libro de acciones o accionistas
- Compañías Limitadas: libro de participaciones y socios En éstos libros se registran los nombres, datos personales y número de acciones o participaciones de los socios o accionistas de una empresa; así como las transferencias o cesiones que de las mismas se hagan a lo largo de la existencia de la compañía; debiendo anotar las transferencias o cesiones en el folio de cada uno de los intervinientes.
- En el caso de las Sociedades Anónimas y las S.A.S, para que las transferencias surtan efecto contra la compañía y terceros, las mismas deben ser registradas en el libro
- En el caso de las Compañías Limitadas, la calidad de socio se demuestra mediante la inscripción de la cesión en el Registro Mercantil del cantón donde esté domiciliada la compañía.
Libro talonario:
- Contiene los títulos y certificados de acciones o participaciones que se entregan a los socios o accionistas.
- Los títulos y certificados deben estar numerados correlativamente y firmados por el accionista o socio.
- Su función es la de tener un control sobre la emisión y entrega de los documentos que acrediten la propiedad sobre las acciones o participaciones.
Libros electrónicos:
Ley de Modernización a la Ley de Compañías, publicada en el Registro Oficial No. 347 del 10 de diciembre de 2020, … puedan llevar sus libros sociales de manera electrónica: “… que garanticen, en forma ordenada, la inalterabilidad, la integridad y seguridad de la información, así como su conservación … podrán ser incorporados en cualquier otra red de distribución de datos o tecnología de registro y archivo de información virtual, segura y verificable.
Bibliografias:
https://vbce.com.ec/los-libros-societarios-en-ecuador/
https://portal.compraspublicas.gob.ec/sercop/wp-content/uploads/2018/02/ley_de_companias.pdf